Chama-se edital o documento através do qual a instituição compradora estabelece todas as condições da licitação que será realizada e divulga todas as características do bem ou serviço que será adquirido. A correta elaboração do edital e a definição precisa das características do bem ou serviço pretendido pela entidade licitadora são essenciais para a concretização de uma boa compra ou contratação. Na modalidade convite o edital será substituído pela carta-convite (ou simplesmente convite), que é um oferecimento para que determinada empresa do setor pertinente, cadastrada ou não junto à administração pública, ofereça lances na licitação. Cabe destacar que na modalidade convite, um licitante pode se convidar, solicitando à administração pública que participe do certame.

Nessa fase, verifica-se as condições dos licitantes como, por exemplo:
financeiras - o licitante deve ter condições econômicas para execução do objeto da licitação;
fiscal - se espera do licitante que ele esteja em dia com suas obrigações fiscais;
trabalhistas - o licitante deve estar de acordo com a legislação trabalhista;
técnicas - o licitante deve provar ter condições técnicas para execução do objeto da licitação.

A classificação é a fase que se verifica se o produto ou serviço oferecido pelos licitantes está de acordo com o que está indicado no edital. Feito isso, faz-se uma classificação colocando as melhores condições em primeiro.

Na homologação é verificado se o processo licitatório ocorreu de acordo com todas as regras legais e com o edital. Caso tudo esteja certo é aprovado o processo.

A revogação só pode ocorrer na instância administrativa por razões de interesse público decorrente de fato superveniente. Já a anulação ocorre tanto na esfera administrativa (princípio da autotutela) como no judiciário, devendo ser amplamente fundamentada pelo organismo que a anular. Revoga-se o que é lícito, mas não é conveniente ao interesse público. Anula-se o que é ilegal. É importante observar que a anulação, por tratar-se de ato ilegal, tem efeito retroativo (ex-tunc), enquanto a revogação passa a produzir efeitos somente a posteriori (ex nunc). Pode-se ainda convalidar os atos ilegais cujo vício seja sanável. Seus efeitos são, como na anulação, ex-tunc.

A Administração Pública é obrigada a fazer licitação, mas para toda a regra existe a exceção, a lei 8.666/93 também diz que a licitação pode ser dispensada, desde que tenha justificativa suficiente para que não seja necessário a licitação.
A Administração Pública pode fazer compra sem licitação nos seguintes casos:
compras com valor de até R$ 8.000,00 (ou R$ 15.000,00 para obras e serviços de engenharia);
em caso de guerra;
em caso de emergência ou calamidade pública;
contratação de empresa para desenvolvimento institucional dos órgãos;
restauração de obras de arte e objetos históricos;
contratação de associações sem fins lucrativos